- Palmira, Colombia
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. DEFINICIONES
3. MARCO LEGAL
4. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
5. OBLIGACIÓN DE CUMPLIMIENTO
6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
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1. INTRODUCCIÓN
Yuranny Zambrano, Contadora Pública, y su equipo toman seriamente la protección de datos personales y la confidencialidad de la información de sus clientes, empleados, prospectos y terceros. Esta política de tratamiento de datos personales define claramente su compromiso de proteger y respetar los derechos de los titulares de los datos que se encuentran en su posesión y control. Esta política refleja los requerimientos de la legislación colombiana y las responsabilidades profesionales en la manera en que realiza el tratamiento de los datos personales que requiere.
Las reglas de esta política aplican al tratamiento de cualquier información de carácter personal sobre la cual Yuranny Zambrano tenga posesión y control, ya sea en sus aplicativos de IT o almacenada en bases de datos u otros sistemas, inclusive archivos físicos.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los colaboradores de Yuranny Zambrano, los terceros y terceros que obran en su nombre.
Todos los colaboradores deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Yuranny Zambrano se obliguen a cumplir estas políticas.
El incumplimiento de ésta originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según sea el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a Yuranny Zambrano por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de los datos personales.
Para todos los efectos, este documento hará las veces del manual interno de políticas y procedimientos, así como las políticas de tratamiento de información a que se refieren los artículos 17 (literal k), 18 (literal f) y 25 (párrafo 2) de la ley 1581 de 2012.
Esta versión se ha hecho según la regulación colombiana de privacidad.
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2. DEFINICIONES
Yuranny Zambrano: Referencia a la contadora pública Yuranny Zambrano y su equipo de trabajo.
Datos personales o Información personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o que se puedan determinar, a partir de dicha información. Esto incluye datos personales de identificación, contacto, ubicación, socioeconómicos, académicos, historia laboral, de salud, entre otros, que pueden estar en medios impresos y electrónicos, como archivos, fotografías, videos, audios u otros formatos.
Personal de Yuranny Zambrano: Todos los socios, directores, funcionarios, empleados, contratistas individuales y otro personal que trabaje con Yuranny Zambrano.
Datos sensibles: Datos privados y sensibles del titular cuyo uso indebido puede generarle afectación a su intimidad o discriminación (tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, su orientación política, sus convicciones religiosas o filosóficas, su pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, su promoción de intereses de cualquier partido político, su promoción de derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos del titular).
Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, procesamiento, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión y/o transferencia, supresión.
Titular: Individuo o persona natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento.
Encargado del Tratamiento (Processor): Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento (Controller): Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
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3. MARCO LEGAL
Constitución Política de la República de Colombia, artículo 15.
Ley 1581 de 2012.
Decreto reglamentario 1377 de 2013.
Decreto reglamentario 886 de 2014.
Decreto reglamentario 1074 de 2015.
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4. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Principio 1: Responsabilidad sobre los Datos Personales
Yuranny Zambrano es responsable por todos los datos personales que estén en su poder o control, ya sea que los reciba directamente de clientes, prospectos, colaboradores, terceros o personas que busquen trabajar con ella, o que los reciba de manera indirecta a través de clientes corporativos o del sector gobierno. Se han establecido políticas, manuales y procedimientos orientados a proteger los datos personales y se ha designado un responsable de estos temas. Yuranny Zambrano realiza entrenamientos a sus colaboradores y terceros sobre su política de tratamiento de datos personales, manual de tratamiento de datos personales y su rol en la protección de datos personales. Si tiene preguntas sobre las prácticas de protección de datos personales de Yuranny Zambrano, puede contactarnos en .
Para efectos de identificar a Yuranny Zambrano como responsable de la información, se relacionan los datos de contacto:
Razón Social y NIT: Yuranny Zambrano, Contadora Pública.
Correo electrónico: hola@yurannyzambrano.com.
Teléfono: 301 646 77 01.
Principio 2: Información y Finalidad de la Recolección de Datos Personales
Cuando Yuranny Zambrano recolecta datos personales, debe informar la razón por la cual son requeridos dichos datos, cuál será el objeto de tratamiento y con quién serán compartidos. La recolección podrá ocurrir sin conocimiento o consentimiento únicamente si es permitido por la ley.
Datos de Clientes
Yuranny Zambrano podrá realizar el tratamiento de datos personales acerca de sus clientes solo para los propósitos de prestación de servicios profesionales. Cada contrato establecido con nuestros clientes incluye una explicación del motivo por el cual Yuranny Zambrano requiere los datos personales, qué uso les dará, por cuánto tiempo serán retenidos y con quién podrán ser compartidos para proveer sus servicios profesionales.
Datos de Colaboradores y Terceros
Yuranny Zambrano realiza el tratamiento de datos personales de sus colaboradores y terceros con el objetivo de realizar pagos de nómina, adquirir productos o servicios, cumplir con la ley, proveerles beneficios, evaluar su desempeño, mejorar los programas de entrenamiento, relacionarse con los colaboradores, disponer de la información para los fines que requiera la gestión del negocio, hacer mejoras en políticas, así como también para establecer, gestionar o terminar las relaciones contractuales. Adicionalmente, Yuranny Zambrano podrá recolectar datos personales de individuos que busquen trabajar con ella y deberán ser informados del propósito por el cual sus datos personales están siendo recolectados.
Principio 3: Consentimiento para el Tratamiento de Datos Personales
En general, es nuestra intención recolectar únicamente los datos personales entregados voluntariamente por nuestros clientes, colaboradores, terceros o personas que buscan trabajar con nosotros, de tal manera que sea posible ofrecerles información y/o servicios a estos individuos u ofrecer información acerca de oportunidades laborales.
Yuranny Zambrano obtiene los datos personales sobre clientes, colaboradores, terceros o personas que buscan trabajar con nosotros si ellos autorizan proveerla, por ejemplo, enviándola a buzones de correo o registrándose para ciertos servicios. Al entregarnos o enviarnos cualquier dato personal, los
titulares aceptan que utilicemos esta información de acuerdo a lo establecido en esta política de tratamiento de datos personales. Los datos personales no serán utilizados para otros propósitos, a menos que obtengamos el consentimiento previo, expreso e informado del titular, o a menos que sea requerido o esté permitido por la ley.
Yuranny Zambrano no vende datos personales a terceras partes ni transferirá a terceras partes los datos personales que usted le entrega para que sean usados en propósitos directos de mercadeo.
Solicitud de Autorización
Datos personales de clientes
Los términos y condiciones con los cuales Yuranny Zambrano brinda sus servicios profesionales se encuentran documentados en cada uno de los contratos que tenemos con nuestros clientes. Estos términos y condiciones incluyen una descripción de cómo Yuranny Zambrano podrá dar tratamiento a sus datos personales. Cuando el cliente firma este contrato, estará dando su consentimiento previo, expreso e informado para que Yuranny Zambrano realice el tratamiento de dichos datos.
Datos personales de colaboradores y terceros
Los formularios y solicitudes utilizados para proveer servicios relacionados con el proceso de gestión del recurso humano a terceros y colaboradores deben describir el propósito por el cual los datos personales son requeridos, con quién podrán ser compartidos y por cuánto tiempo serán retenidos. Los candidatos potenciales para trabajar con Yuranny Zambrano deberán ser informados del motivo por el cual sus datos personales son requeridos, con quién podrán ser compartidos y por cuánto tiempo serán retenidos.
Derogación o Revocatoria de Autorización de Tratamiento de Datos Personales
Los clientes de Yuranny Zambrano siempre tienen la opción de no proveer su autorización para el tratamiento de datos personales o de retirar su autorización posteriormente. Cuando un cliente decide no autorizarnos para realizar el tratamiento de sus datos personales, puede que no contemos con la información suficiente para seguir prestando nuestros servicios a ese cliente.
Cuando un socio, empleado o individuo que busque vincularse laboralmente con Yuranny Zambrano decide no darnos su autorización para realizar el tratamiento de sus datos personales, puede que no podamos emplearlo, continuar con la relación contractual o proveerle beneficios.
Principio 4: Límites a la Recolección y Tratamiento de Datos Personales
Yuranny Zambrano limitará la recolección y el manejo de datos de carácter personal al mínimo razonablemente requerido para proveer sus servicios y operar su negocio. En los casos en los cuales se requiera información adicional, usted será notificado de esta situación al momento de su recolección.
Yuranny Zambrano entiende la importancia de la protección de datos personales de los niños, niñas y adolescentes. No se recolecta o mantiene información acerca de cualquier persona menor de 18 años, excepto cuando sea parte de un contrato para proveer servicios profesionales o se tenga la autorización previa, expresa e informada por parte del representante legal o tutor.
Yuranny Zambrano evitará el tratamiento de datos sensibles realizándolo únicamente cuando sea absolutamente necesario y cuando los individuos involucrados nos den su autorización explícita e informada y nos provean voluntariamente los datos o cuando dichos datos sean requeridos o permitidos para ser tratados por ley.
Principio 5: Uso y Compartición de Datos Personales
Uso de Datos Personales
Si Yuranny Zambrano requiere utilizar sus datos personales para cualquier propósito diferente al que usted ha autorizado inicialmente, deberá obtener su consentimiento previo, expreso e inequívoco antes de realizar dicho tratamiento. Sin embargo, de acuerdo al artículo 10 de la ley 1581 de 2012, Yuranny Zambrano podrá utilizar su información personal sin su consentimiento cuando se trate de:
Retención de Datos Personales
En cumplimiento de los estándares profesionales, Yuranny Zambrano conserva documentación del trabajo realizado por colaboradores y terceros. Estos documentos, o “papeles de trabajo”, pueden incluir datos personales y serán retenidos por un tiempo razonable hasta que dichos papeles no sean requeridos para propósitos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios. Los papeles de trabajo se encuentran protegidos contra acceso inapropiado.
Yuranny Zambrano retiene datos personales sobre terceros y colaboradores durante y después de terminar la relación contractual. Los datos personales recolectados por medios físicos o electrónicos sobre individuos que buscan trabajar con Yuranny Zambrano serán retenidos durante un periodo de dos (2) años para que se pueda contactar sobre cargos que puedan ser de su interés. Si el candidato es contratado, los datos personales recolectados en el proceso de selección serán retenidos con el fin de establecer, manejar o terminar la relación contractual.
Principio 6: Actualización de Datos Personales
Yuranny Zambrano realizará su mejor esfuerzo para mantener actualizados los datos personales en su posesión o control. En consecuencia, podrá solicitar a sus clientes, terceros y colaboradores que actualicen sus datos personales. Para modificaciones o actualizaciones de datos personales, los clientes pueden contactar al socio a cargo del encargo; de igual forma, los colaboradores o los individuos que busquen trabajar con Yuranny Zambrano pueden contactar al área de gestión del recurso humano; o los titulares de datos pueden enviar sus requerimientos al correo electrónico hola@yurannyzambrano.com.
Principio 7: Medidas de Seguridad
Yuranny Zambrano protege los datos personales usando instalaciones físicas seguras, herramientas y prácticas de seguridad estándares en la industria, así como políticas y prácticas internas claramente definidas. Se han implementado medidas de seguridad con el fin de proteger los datos personales bajo su responsabilidad y control contra pérdida, mal uso o alteración. Los datos personales están almacenados en ambientes seguros que no están disponibles al público. Para prevenir el acceso electrónico no autorizado a datos personales, cualquier información que es almacenada de forma electrónica se encuentra protegida en un ambiente electrónico y físico seguro.
Principio 8: Transparencia en el Manejo de Datos Personales
Los titulares de los datos personales tienen el derecho de conocer, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales sobre los cuales Yuranny Zambrano esté realizando tratamiento. Para obtener esta información, los clientes deberán contactar al socio a cargo de su contrato, los terceros y colaboradores deberán contactar al Departamento de gestión del recurso humano, copiando al buzón hola@yurannyzambrano.com. En cualquier otro caso, el titular podrá solicitar dicha información de manera directa, expresa e inequívoca y por escrito enviando un correo electrónico al buzón hola@yurannyzambrano.com.
Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos para acceder, conocer, modificar, actualizar, rectificar o suprimir su información, así como para revocar su autorización para el tratamiento de la misma. Estos derechos podrán ser ejercidos, conforme a las disposiciones legales y de acuerdo a la política de privacidad de Yuranny Zambrano, enviando un correo electrónico a hola@yurannyzambrano.com en el cual se informe de manera directa, expresa e inequívoca el requerimiento del titular.
Yuranny Zambrano puede modificar estas políticas para reflejar sus prácticas actuales de manejo de protección de datos personales. Cuando se realicen cambios a esta declaración, se actualizará el campo de fecha «última actualización» al inicio de este documento. Se invita a revisar periódicamente esta declaración de privacidad para mantenerse informado de la manera en que Yuranny Zambrano está protegiendo sus datos personales.
Derechos de los Titulares de los Datos
Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
– Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer preventivamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
Procedimientos para que los Titulares puedan Ejercer sus Derechos
A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.
Para efectos de consulta y reclamos en conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:
que desea valer, soportar o probar dicha solicitud.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través del correo electrónico hola@yurannyzambrano.com.
Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:
Consultas
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en Yuranny Zambrano se canalizarán a través de los canales que tiene Yuranny Zambrano para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
Una vez identificada la identidad del titular, se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar o suprimir datos, o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a Yuranny Zambrano, la cual debe contener la siguiente información:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Área Responsable de la Protección de Datos Personales
El área de Privacidad de Datos Personales, adscrita al Departamento de Administración de Calidad y Riesgos, es la dependencia encargada de la función de protección de datos y se puede contactar a través del correo electrónico hola@yurannyzambrano.com, al domicilio principal en calle 5 5a 04 Candelaria,Valle, o al número telefónico 301 646 77 01.
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5. OBLIGACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Las políticas de privacidad de la información son de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores y terceros de Yuranny Zambrano, sin importar su función o línea de negocio. Cualquier incumplimiento de esta política o uso no autorizado de los datos personales puede generar una acción disciplinaria por parte de Yuranny Zambrano al infractor y puede llegar incluso a la terminación de su contrato, y a las penalidades civiles, penales y administrativas a que haya lugar. Todos los colaboradores y terceros están obligados a continuar protegiendo la información de Yuranny Zambrano después de terminar su relación contractual con la firma.
Cada área funcional dentro de la firma deberá adoptar las medidas necesarias para cumplir con los principios y obligaciones establecidos en el presente documento e implementar los mecanismos necesarios para evidenciar dicho cumplimiento, tanto ante los interesados como ante las autoridades de supervisión.
En especial, los colaboradores y terceros de Yuranny Zambrano siempre deben:
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6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Esta política fue aprobada el 01/07/2024 y entra en vigencia desde 09/07/2024. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, según lo dispuesto en la legislación aplicable.
